Nachhaltigkeit & Hochskalieren durch Governance Learning in Wien

Upscaling & Nachhaltigkeit

Wissensmanagement: eine zentrale Aufgabe jedes Projektmanagements

Wissensmanagement ist ein zentrales Anliegen und roter Fades des Projektmanagements von Smarter Together. Neben der konkreten Umsetzung von technischen und partizipativen Projekten ist dies das zentrale Instrument der Nachhaltigkeit. Dabei ergänzen einander zwei unterschiedliche Ansätze: das prozessorientierte Wissensmanagement sowie das projektorientierte Wissensmanagement.

Scale, European Smart and Lighthouse Cities Amplified
Workshop Slide Governance Learning
Smarter Together Vienna, Project tree

Projektorientiertes Wissensmanagement

Im Rahmen von Smarter Together wurde projektorientiertes Wissensmanagement insbesondere von der Urban Innovation Vienna (UIV) betrieben. Aber auch andere Partner*innen wie das AIT oder das Fraunhofer Institut haben dazu wesentliche Beiträge geleistet.

Dabei wurden nach den Prinzipien des Projektmanagements etwa im Rahmen von Peer to Peer Workshops (P2P) Fachkolleg*innen aus den verschiedenen Partnerstädten eingeladen, Erfahrungen und Wissen zu konkreten Sachthemen oder Fachfragen auszutauschen. Im Vorhinein konnten so konkrete Meilensteine (etwa Abhaltung einer P2P-Fachtagung, Protokolle) definiert werden und deren Ergebnisse unter den Fachpersonen geteilt werden.

In Wien wurden so eine Reihe von sogenannten „Harvesting Workshops“ mit dem Ziel umgesetzt, eine „Replication“ d.h. ein „Upscaling“ der Ergebnisse anzuregen und so deren Nachhaltigkeit zu gewährleisten. Wichtig dabei war, wie es Bernhard Klassen aus München ausdrückte: „Kapieren statt Kopieren“. Diese Workshops wurden immer nach einer vergleichbaren Struktur abgehalten: 1) die wichtigsten Ergebnisse, 2) Herausforderungen, 3) Optimierungen, 4) Offene Punkte, 5) Nächste Schritte. Die „technische“ Themen umfassten die Gebiete Datenplattform, Energie, Siemens Industrielogistik, Post, WienMobil-Station, Sanierung, E-Carsharing, Schulerweiterung & Null-Energie-Turnsaal sowie Monitoring.

Eine Darstellung findet sich im Abschlussbericht S. 172-175.

Prozessorientiertes Wissensmanagement

Eine zweite wesentliche Schiene des Wissensmanagements innerhalb von Smarter Together war das prozessorientierte Wissensmanagement, das als „Governance Learning“ kommuniziert wurde. Wesentlich dabei war es, die Akteur*innen aus den Reihen der Stadtverwaltung und der Projektbeteiligten in die Prozesse einzubeziehen. Ziel war es insbesondere Visionen und Werte zu „sharen“ und Fachwissen durch gelebte Projektkultur auszutauschen. Damit wurde die partizipative Projektentwicklung und -umsetzung gefördert (Stichwort Nutzung der „Crowd-Intelligence“). Insbesondere wurden damit das Projektwissen tief in den jeweils beteiligten Organisationen (Projektpartner*innen, Fachabteilungen), jeweils auf der Management- wie auch auf der Mitarbeiter*innen-Ebene nachhaltig zu verankern.

Durch die Fokussierung auf Stakeholdergruppen mit spezifischer Hebelwirkung im Bereich der Governance und auf Entscheidungsträger aus der Wirtschaft wurden langfristige, finanziell relevante und/oder bankfähige Projektergebnisse gefördert. Damit geht das partizipative Konzept der Governance Learning zudem weit über die traditionelle Bürgerbeteiligung hinaus, weil es auf die Teilhabe der Stakeholder fokussiert.

In der Stadt Wien förderte das Projektmanagement von Smarter Together die ko-kreative Zusammenarbeit zwischen hochqualifizierten Mitarbeiter*innen verschiedener Fachrichtungen aus unterschiedlichen Abteilungen.

Das wichtigste Instrument war die Bereitstellung von EU-Mitteln in Form von Personenmonaten (Personal Month, PM) für die beteiligten Mitarbeiter (Verwaltung und private Projektpartner). Infolgedessen erarbeiteten alle Beteiligten nicht nur äußerst innovative Lösungen für das Projekt selbst, sondern gingen weit über die vorab vereinbarten KPIs hinaus. Sie verfolgten die globalen Projektziele auch nach Abschluss des Projekts weiter und übertrugen die Lösungen entweder auf andere Kompetenzbereiche der Stadt oder auf die jeweiligen Unternehmen.

Das prozesorientierte Wissensmanagement ermöglichte aufgrund des systemischen Ansatzes auch eine umfassende Integration der Ergebnisse von Stakeholder- und Bürger*innen-Beteiligungsprozessen, die Smarter Together zu einem Beispielprojekt von Urban Living Labs machten.

Damit trug das partizipative Ansatz des Wissensmanagements bzw. des Governance Learning zur Innovationsdynamik sowie zur sog. „Organisationskultur“ innerhalb der Stadt und bei den Beteiligten Abteilungen und Einrichtungen bei.

Partizipative Governance als solche hat als primäre Zielgruppe die Aktivierung von Stakeholdern im Geiste von Kooperation und Partnerschaft.

  • Dies umfasste in Wien 80 Mitarbeiter*innen aus 9 städtischen Abteilungen,
  • die politischen Entscheidungsträger*innen der Stadt einschließlich der strategischen Referate und der beteiligten Abteilungsleiter*innen,
  • die Mitarbeiter*innen sowie das (mittlere) Management der Projektpartner*innen aus der Wirtschaft (ca. weitere 80 px) mit einer enormen Hebelwirkung in ihrem jeweiligen Berufsalltag.

Infolgedessen entwickelten

  • alle Entscheidungsträger*innen der beteiligten Stakeholder*innen und Projektpartner*innen während des Projekts einen hohen Aktivismus und Innovationsgeist und
  • zusätzliche Projekte im Einklang mit den Zielen und Werten von Smarter Together womit die finanziellen und investitionsrelevanten (engl. bankable“) Ergebnisse des Projekts vervielfacht wurden.
  • Die partizipative Governance stärkte den Kapazitätsaufbau bei den Projektpartnern und trug dazu bei, zusätzliche Stakeholder zu identifizieren und zu aktivieren.

Eine Darstellung findet sich im Abschlussbericht S. 156-157.

Unterschied zu Bürger*innen-Beteiligung

Die Bürger*innen-Beteiligung konzentriert sich traditionell auf die Bürger*innen und Bewohner*innen bzw. auf verschiedene Segmente der Gesellschaft. Bei den Wiener Bürger*innen wurden unterschiedliche Zielgruppen identifiziert und auf vielfältige Weise angesprochen, die an die spezifischen Herausforderungen/Projektziele angepasst wurden, wie z.B.:

  • Bürger*innen-Beteiligung umfasste Methoden von „einfacher“ Vor-Ort-Information und medialer Verbreitung/Kommunikation bis hin zu gezielteren Mitteln wie partizipativen Workshops und Mitgestaltung und Mitentscheidung (u.a. im Rahmen des E-Carsharings und des Außenauftritts einer Stadtwohnung).
  • Spezifische Segmente wurden einbezogen, u.a. Mieter*innen bei der Sanierung von 3 Wohnanlagen (1500 px), SchülerInnen beim Schulsanierungsprojekt (800 px), weitere 9.000 Kinder/Jugendliche durch „Beat the Street“ (nur in Simmering).
  • Darüber hinaus hat Siemens Mobility beispielsweise seine 1.400 Mitarbeiter in die Entwicklung des Projekts und darüber hinaus einbezogen (Entscheidung über die zu verwendenden E-Stapler führte zu einer kompletten Umstrukturierung der Werksmobilität durch Übernahme innovativer Ideen der Mitarbeiter und des mittleren Managements). Das endgültige Projektergebnis ist daher viel umfassender.

Ergebnisse: Output und Outcome

Als Ergebnis des Governance-Learning-Ansatzes haben die Wiener Governance-Akteure sowie die Projektpartner zahlreiche Folgeprojekte und -programme geplant und umgesetzt und damit das Projektergebnis erheblich gesteigert:

  • Die Stadt Wien startete „WieNeu+“, eine auf zehn Jahre angelegte und von der Stadt Wien finanzierte Stadterneuerungsinitiative. Sie basiert auf dem ganzheitlichen Stadtteil-/Grätzl-Ansatz von Smarter Together.
  • Das von der EU finanzierte Folgeprojekt RenoBooster konzentrierte sich auf die Sanierungsziele im privaten Wohnungsbau, die im Rahmen von Smarter Together Wien nicht behandelt, aber während der Umsetzung als Bedarf erkannt wurden (Dank der mit München und Lyon geteilten Erfahrungen). Eines der konkreten Ergebnisse ist die Einrichtung der Hauskunft, einer kostenlosen Info-Stelle für private Wohnhaus- und Wohnungssanierer.
  • Darüber hinaus wurde durch Feedbackschleifen in Bezug auf partizipative Governance und Bürgerbeteiligung sichergestellt, dass die Ergebnisse und Erkenntnisse in die strategischen Prozesse der Stadt Wien einflossen (zum Beispiel in die Weiterentwicklung der Smart City Rahmenstrategie).
  • Smarter Together war Teil der IBA_Wien 2022, Neues soziales Wohnen, die maßgebende Beiträge zur Weiterentwicklung des sozialen Wohnbaus in Wien und International leistete.
  • Die Wiener Linien haben für die nächsten zehn Jahre 15 Mio. Euro für den Rollout von Mobilitätsstationen budgetiert.
  • Siemens Mobility installierte 2 PV-Anlagen mit je 200 kW.
  • Wiener Wohnen hat bei allen anstehenden Sanierungs- und Neubauprojekten von Gemeindewohnungen PV-Anlagen integriert.
  • Die BWSG hat ihre Erkenntnisse aus Smarter Together in ihre Folgesanierungsprojekte einfließen lassen und wurde aktiver Partner im Folgeprogramm WieNeu+.
  • Das Gleiche gilt für Wien Energie, die auf ihren Erfahrungen im Rahmen von Smarter Together aufbaut und Partner des kürzlich eingerichteten Sanierungsinformationsdienstes „Hauskunft“ (ein Ergebnis des RenoBooster-Projekts) ist.
  • Das Schulsanierungs- und Schulneubauprogramm der Stadt Wien umfasst alle Erkenntnisse aus Smarter Together, insbesondere die Umsetzung innovativer Energielösungen.
  • Die Österreichische Post hat ihre Erkenntnisse umgesetzt und sogar eine eigene Abteilung eingerichtet.
  • Das AIT integrierte seine Erkenntnisse in seine Folgemaßnahmen und Programmentwicklung.

Schlussfolgerung:

Während die Bürger*innen-Beteiligung ein extrem wichtiges und wertvolles Element der demokratischen Teilhabe sowie eine Voraussetzung für die gesellschaftliche Integration ist, stellt der Ansatz des Governance Learning sicher, dass die Dinge von jenen konkret umgesetzt werden, die über die rechtlichen Kompetenzen und/oder das demokratische Mandat dazu verfügen, sowie über die betriebswirtschaftlichen Mittel zur Entscheidungsfindung und Umsetzung von Großprojekten. Beides zusammen ergänzt sich und sorgt für gesellschaftlichen Konsens, Nachhaltigkeit und Innovation. Beide Ansätze sind in einer Vielzahl von strategischen Dokumenten der Stadt Wien verankert. Sie bildeten auch die Grundlage dafür, dass Smarter Together als innovatives Urban Living Lab auch so stark in den städtischen Strukturen integriert wurde und nachhaltig wirkt.

Weiterführende Beiträge zum Themenkomplex Wissensmanagement

English Summary / Zusammenfassung in Englisch:

Upscaling & Sustainability Thanks to Governance Learning in Vienna

Knowledge Management: A Key Task of Any Project Management

Knowledge management is a central concern and red thread of Smarter Together’s project management. Besides the concrete implementation of technical and participatory projects, this is the central instrument of sustainability. Two different approaches complement each other: process-oriented knowledge management and project-oriented knowledge management.

Project-oriented knowledge management.

Within the framework of Smarter Together, project-oriented knowledge management was carried out in particular by Urban Innovation Vienna (UIV). However, other partners such as the AIT or the Fraunhofer Institute also made significant contributions.

In accordance with the principles of project management, expert colleagues from the various partner cities were invited to exchange experiences and knowledge on specific topics or technical issues in the framework of peer-to-peer workshops (P2P). In this way, concrete milestones (such as the holding of a P2P expert meeting, protocols) could be defined in advance and their results shared among the experts.

In Vienna, a series of so-called „harvesting workshops“ were implemented with the aim of stimulating a „replication“ thus upscaling of the results and ensuring their sustainability. The important thing here was, as Bernhard Klassen from Munich put it, „understanding instead of copying“. These workshops were always held according to a similar structure: 1) the most important results, 2) challenges, 3) optimisations, 4) open points, 5) next steps. The „technical“ topics included the areas of data platform, energy, Siemens industrial logistics, postal service, WienMobil station, refurbishment, e-car sharing, school extension & zero-energy gym, and monitoring.

A description can be found in the Final Report pp. 172-175.

Process-oriented knowledge management

A second essential track of knowledge management within Smarter Together was process-oriented knowledge management, which was communicated as „governance learning“. It was essential to involve the actors from the ranks of the city administration and the project participants in the processes. The aim was to „share“ visions and values and to exchange expertise through a living project culture. This promoted participatory project development and implementation (keyword use of „crowd intelligence“). In particular, the project knowledge was deeply anchored in the organisations involved (project partners, specialist departments, both at management and staff level).

By focusing on stakeholders with specific governance leverage and on business decision-makers, long-term, financially relevant and/or bankable project outcomes have been promoted. In this way, the participatory concept of learning governance also goes far beyond traditional citizen participation because it focuses on stakeholder participation.

In the City of Vienna, the project management of Smarter Together promoted co-creative cooperation between highly qualified employees from different disciplines and departments.

Its major tool was to provide EU-funding through Personal Month (PM) for the involved staff (governance and private project partners). As a result, all involved produced not only highly innovative solutions to the project itself but went far beyond the peviously agreed KPIs. They also continued to pursue the global project goals after its completion, thus scaling up solutions either in other areas of the city’s competencies or in the respective enterprises.

Due to the systemic approach, the process-oriented knowledge management also enabled a comprehensive integration of the results of stakeholder and citizen participation processes, which made Smarter Together an example project of Urban Living Labs.

Thus, the participatory approach of knowledge management or learning governance contributed to the innovation dynamic as well as to the so-called „organisational culture“ within the city and among the departments and institutions involved.

A description can be found in the final report pp. 156-157. (https://www.smartertogether.at/wp-content/uploads/2021/11/2021-11-12_Final-Report_Smarter-Together_Interaktiv.pdf )

Participatory governance, as such, has as a primary target group the activation of stakeholders in a spirit of co-operation and partnership.

  • This encompassed in Vienna 80 staff of 9 Municipal Departments,
  • the political decision makers in the City including the strategic units and the involved HoD,
  • the staff as well as the (mid-) management of the business project partners (some additional 80 px) with a huge leverage effect in their respective everyday professional work.

As a result

  • all decision makers of the involved stakeholders and project partners developed a high activism and innovation spirit during the project, and
  • launched additional projects in line with the goals and values of Smarter Together thus multiplying the financial and bankable outcomes of the project.
  • Participatory governance thus increased capacity building amongst the project partners and contributed in identifying and activating additional stakeholders.

Difference to citizen’s participation

Citizens’ participation on the other hand focusses traditionally on citizens or inhabitants of the city respectively on different segments of the society. When it comes to Vienna citizens, different target groups were identified and approached in multiple ways that were adapted to specific challenges/project goals such as:

  • Citizens’ participation encompassed methods from “simple” on-site information and media dissemination / communication up to more focussed means such as participatory workshops and co-creation and co-decision (i.a. within the e-carsharing and external appearance of a municipal housing).
  • Specific segments were involved i.a. tenants during the refurbishment of 3 housing estates (1500 px), pupils of the one school refurbishment project (800 px), additional 9.000 children / youngsters through „Beat the Street“ (in Simmering only).
  • In addition, for instance, Siemens Mobility involved its 1.400 staff in developing the project and beyond (decision on the e-forklifts to use leading to a complete restructuring of the on-site mobility by taking over innovative ideas of the staff and the mid-management). The final project result is hence much wider.

Output and Outcome

As a result of the Learning Governance approach, the Vienna governance actors as well as the project partners have planned and implemented numerous follow-up projects and programmes thus increasing substantially the project outcome:

  • The City of Vienna launched „WieNeu+“, an urban renewal initiative scheduled for ten years and funded by the City of Vienna. It is based on the holistic district approach of Smarter Together.
  • The EU-funded follow-up project RenoBooster focused on renovation targets in private housing, which were not addressed by Smarter Together Vienna but were identified as a need during implementation (thanks to experiences shared with Munich and Lyon). One of the concrete results is the establishment of the Hauskunft, a free information point for private home and flat renovators.
  • In addition, feedback loops in regards to participatory governance and citizens’ participation ensured that the results and learnings were integrated in the strategic processes of the City of Vienna (for instance in the further development of the Smart City Framework Strategy).
  • Smarter Together was part of the IBA_Vienna 2022, New Social Housing, which made significant contributions to the further development of social housing in Vienna and internationally.
  • Wiener Linien budgeted 15 Mio Euro for the next ten years for the rollout of Mobility Stations.
  • Siemens Mobility installed 2 PV installations with 200 kW each.
  • Wiener Wohnen integrated PV installations in all upcoming refurbishment and new build projects of municipal housing.
  • BWSG has included its learnings from Smarter Together in its follow-up refurbishment projects and became an active partner in the follow-up programme WieNeu+.
  • The same is true for Wien Energie, who is building on its experiences within Smarter Together and is partner in the recently established refurbishment information service “Hauskunft” (an output of the RenoBooster project).
  • The programme of school refurbishments and new builds by the City of Vienna includes all learnings from the Smarter Together, especially the implementation of innovative energy solutions.
  • The Austrian Post rolled out its learnings and even created a specific department.
  • AIT integrated its learnings in its follow-up and programme development.

Conclusion:

While citizen participation is an extremely important and valuable element of democratic participation as well as a prerequisite for social inclusion, the governance learning approach ensures that things are concretely implemented by those who have the legal competences and/or the democratic mandate to do so, as well as the managerial means to make decisions and implement large-scale projects. The two together complement each other and ensure social consensus, sustainability and innovation. Both approaches are anchored in a variety of strategic documents of the City of Vienna. They also formed the basis for Smarter Together as an innovative Urban Living Lab to be so strongly integrated into the urban structures and to have a sustainable impact.

 

Additional information related to knowledge management:

Examples of support to  students:

Bojan Schnabl