Wissensmanagement ist die ständige Begleitmusik modernen Projektmanagements

Wissensmanagement: Methoden und Ansätze

Smarter Together = Gemeinsam g‘scheiter setzt sich von allem Anfang an dafür ein, die gewonnenen Prozesserfahrungen und Ergebnisse des Projektes nachhaltig in den einzelnen teilnehmenden Stadtverwaltungen und Organisationen bzw. Firmen zu nutzen. Stichwort: Governance Learning, die lernende Stadtverwaltung.

D.h. dass einerseits Projekte konkret umgesetzt werden (etwa die Sanierungsmaßnahmen in beispielhaften Wohnhausanlagen, der Schulerweiterungsbau und der Turnsaalbau in der NMS Enkplatz I+II oder die innovativen Mobilitätsangebote).

Zudem wird aber auch ein systematisches Wissensmanagement betrieben. Dabei wird das Wissen über die den konkreten Umsetzungsprojekten zugrundeliegenden innovativen Prozesse und Methoden in einem weiteren Kreis von zukünftigen potentiellen UmsetzerInnen „verankert“ (etwa bei MitarbeiterInnen der Stadtverwaltungen, bei MitarbeiterInnen der einzelnen ProjektpartnerInnen usw.).

Zahlreiche sog. „Arbeitspakete“ (siehe Abb. unten), die die Umsetzung von Smarter Together = Gemeisam g’scheiter strukturieren, befassen sich speziell mit der einen oder anderen Methode des Wissensmanagements bzw. mit spezifischen Gruppen und Zielpubliken (Fachexperten aus verschiedenen Bereichen, „Follower“-Städte, Forschung usw.). Eine wichtige Säule davon ist der praktizierte Expertenaustausch, im Englischen auch Peer to Peer (bzw. Austausch unter Gleichen) genannt.

Peer to Peer Workshop zu Fragen innovativer Geschäftsmodelle

P2P-Workshop zu Fragen innovativer Geschäftsmodelle in Wien.

P2P Workshop in münchen zu Energiethemen

P2P-Workshop in München zu Energiethemen.

Smarter Together Konferenz, Auch vor-Ort-Besuche internationaler Gäste und Wiener Kollegen gehören zum P2P-Austausch, hier in der WHA Hauffgasse 37-47. (Foto: Andrea Klem)

Expertenaustausch oder Peer to Peer (exchange)

Zentrales Anliegen von Smarter Together = Gemeinsam g‘scheiter ist, den zahlreichen ExpertInnen aus den Partnerstädten und verschiedenen Fachbereichen persönliche Begegnungen mit KollegInnen zu ermöglichen. Damit wird die „menschliche Dimension des Lernens“ angesprochen. Denn an sich ist sehr viel Wissen in Datenbanken, Fachbüchern oder Best-Practice-Sammlungen vorhanden. Die zentrale Herausforderung aber ist, dieses Wissen  auch „abzuholen“ und dann  umzusetzen.

Die Treffen der Praktiker und Spezialisten der Teilprojekte aus den Stadtverwaltungen ebenso wie aus den Wirtschaftsbetrieben und Forschungsinstituten zeichnet ein unmittelbarer Erfahrungsaustausch aus. Im Englischen hat sich neben dem Fachausdruck „Peer to Peer Exchange“ auch einfach P2P eingebürgert. Der Vorteil dieser Methode ist, dass die unmittelbare menschliche Begegnung und der Erfahrungsaustausch zu konkreten Anliegen, Themenstellungen und Herausforderungen als Ausgangspunkt für Innovationen genutzt werden kann.

Dialogorientierter Wissensaustausch und Perspektivenwechsel

Das konkrete Projekt- und Fachwissen bzw. die konkreten kontextbezogenen Herausforderungen sind in der Regel in Lehrbüchern, in vorgefertigten Datenbanken oder gar Hochglanzbroschüren so nicht zu finden.

Das notwendige Wissen wird erst im Dialog durch konkrete Fragen aufgrund subjektiver Erwartungshaltungen der Fragenden bzw. durch die Vermittlung durchaus subjektiver Erfahrungen der Befragten sowie aufgrund der Dialogdynamik selbst nutzbringend aggregiert und stellt erst so einen Mehrwert für beide Seiten dar.

Die persönliche Begegnung hat zudem einen emotionalen und gelebten Erfahrungsmehrwert. Man/frau erinnert sich an eine bestimmte Person oder Begegnungssituation und integriert so das „erlebte“ Wissen auf eine tieferen Ebene.

Im Hinblick auf das Sender-Empfänger-Modell der Kommunikation ermöglicht die Methode des Peer to Peer-Lernens Insbesondere einen Schwenk von der Sender-Perspektive (den Autoren von den genannten Fachbüchern und Datenbanken) zur Empfänger-Perspektive (den Anwendern und Praktiker in den lokalen Verwaltungen und den Projektmanagern).

Konkrete Beispiele solcher P2P-Begengungen sind die partizipative Erarbeitung von innovativen Geschäftsmodellen oder die Teilnahme an verschiedenen Tagungen und Konferenzen oder die Kooperation mit anderen städtischen (Wissensmanagement-) Projekten wie der IBA_Wien. Auch der Besuch bei Fachkollegen in Graz beruht auf dieser Methode.

Vielfach folgt solchen formellen Begegnungsforen eine weit intensivere Austauschphase auf individueller Ebene, etwa durch persönlichen E-Mail oder Telefonkontakt. Es entstehen informelle aber höchst produktive Wissensnetzwerke. Die einzelnen ProjektmitarbeiterInnen oder TagungsteilnehmerInnen kennen einander auf einer persönlichen Ebene und vertiefen auf „bilateraler“ Ebene Fachfragen, weil so auch eine Hemmschwelle weggefallen ist, die Kommunikation und Austausch verhindert.  Damit ist das Peer-to-Peer-Lernen auch ein wichtiger Beitrag zur Entwicklung der sog. Organisationskultur, wie MitarbeiterInnen in den verschiedenen Organisationen miteinander umgehen und wie sie auf die Menschen, für die sie wirken, zugehen.

Peer to Peer ist somit vor allem auch ein dialogorientierter Prozess des systematischen Wissensmanagement auf einer sehr persönlichen und menschlichen Ebene.

Europäisches Smart City-Innovationsnetzwerk

Das vielschichtige europäische Smart City-Innovationsnetzwerk lebt auch von der menschlichen Begegnung.

Smarter Together Arbeitspakete bzw. Struktur des Wissensmanagements

Die Smarter Together-Arbeitspakete strukturieren das systematische Wissensmanagement auf zahlreichen Ebenen. Der rote Faden dabei: der Peer-to-Peer-Expertinnenaustausch.

KVP: der kontinuierliche Verbesserungsprozess

Methodisch interessant und mittlerweile weitgehend Standard im Bereich des Wissensmanagements ist die Anwendung des KVP, des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, engl. CQI Continuous Quality Improvement.

Nach jedem Umsetzungsschritt werden Feedbackschleifen eingezogen, deren Ergebnisse in schrittweise Verbesserungen des jeweils nächsten Umsetzungsschrittes einfließen (bekannt auch unter dem Namens Demingkreis oder auch  PDCA-Zyklus. Dieser beschreibt einen Prozess für Lernen und Verbesserung bei der Qualitätssicherung. PDCA steht hierbei für das Englische Plan – Do – Check – Act, im Deutschen übersetzt mit Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln.

Pilotprojekte, wie die zahlreichen Innovationen bei Smarter Togehter = Gemeinsam g’scheiter, zeichnet eben dieser schrittweise Zugang aus. Denn tatsächlich lassen sich so noch Verbesserungen im Zuge der Projektumsetzung selbst, sicher aber bei künftigen ähnlich gelagerten Projekten umsetzen (etwa wie kommt ein neues Angebot bei den BenutzerInnen an? Welches Design ist ansprechender und trägt zur tatsächlichen Nutzung desselben bei? Wurden wichtige Akteure übersehen? usw.).

Vielfach können so erst ganz konkrete Herausforderungen identifiziert oder Detailfragen zielgruppenorientiert gelöst werden.

Die Methode des KVP ermöglicht auch eine intensive Einbeziehung der Bevölkerung, was ja das Credo von Smarter Togehter = Gemeinsam g’scheiter ist.

English Summary

What is Peer-to-Peer learning and knowledge exchange?

Peer-to-Peer is as a key method of knowledge management that addresses the “human dimension of learning” through a very personal exchange of process based formal knowledge and subjective project experiences of practitioners. The respective knowledge is by definition rarely to be found in best practice compilations or data bases as such as the required information is always related to a context and/or to very concrete challenges. Furthermore it is a result of the subjective exchange process and the dynamics of the dialogue itself that generates added value for all partners in the communication process. The personal exchange provides also an emotional level of communication linked to the very subjective experience of concrete communication in a level of „life experience“. The very personal level of communication and experience also allows often the unlocking of (sensitive/subjective) information that would never be written down. In view of the sender-recipient-relationship the Peer-to-Peer exchange is characterized by the fundamental shift of the sender perspective to a recepients‘ perspective of information processing. A major added value is the establishment of human relations and contacts that are fundamental for the development of highly efficient informal knowledge networks that last in time. The latter also contribute to the development of organisational culture which makes Peer-to-Peer also a key instrument to sustainability and positive organisational dynamics.

Bojan Schnabl